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はじめての受注管理

はじめての受注管理

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受注管理

①:カラーミーからの受注データから、ヤマト運輸の送り状発行システムへデータを渡  し、伝票出力を自動化する仕組みを作ります。

 

②:また、カラーミーからの受注データをExcelで整形し、受注全体を管理します。

 

③:VBAを組む時間が無いので手作業になるかも知れませんが、マニュアルを作るなど

  して出来るだけ省力化して行く方針です。

 

④:プロジェクト自体は2000件程の受注をさばききったら終了するプロジェクトなの

  で、MAX2か月半程度と見ています。

 

カラーミーシステム側では、受注データ一括ダウンロードという機能があり、受注日付範囲指定でデータをダウンロードできます。

ヤマトのB2クラウドシステム側では、そのExcelCSV)データを一括で受け渡すことが出来、一枚一枚伝票入力をしなくてもよくなります。

 

カラーミー側

カラーミーシステム側では、受注データ一括ダウンロードという機能があり、受注日付範囲指定でデータをダウンロードできます。

 

このダウンロードしたデータを使って、

①ヤマトの送り状発行システム(B2クラウド)へ、送り状発行分だけのデータを一括で
 送り、入力作業を軽減させる。

 ※その前に、今までの発送伝票からデータの消込を行う。またこれからも発送したも
  のは順次消し込みを行う。

 

②受注データを使い、発送管理・入金管理・顧客管理・仕入管理・在庫管理を行い、全 体の進捗をコントロールする。

 ※入金消込・発送消込を行っていく。

 

③カラーミー側のシステム動作が不明なので、進捗データの繁栄のさせ方は、まだ不透 明です。

 ※カラーミー側のシステム動作の調査が出来れば、カラーミー側のシステムを使って
  顧客サイドへの連絡などがスムーズに行くかもしれない。

 

④受注データを使って、顧客管理(発送の遅れのアナウンスとお詫び)を誰かが粛々と
 進める必要がある。

 ※メール確認・電話確認が出来ていない状況ではクレームに追われる事態にもなりか
  ねない。そうならないためにも、顧客対応の体制を早期に形にする。

 

help.shop-pro.jp

 

ヤマト運輸

①送り状発行システム(B2クラウド)側では、外部データ一括印刷機能を使い、送り状
 を一括で日々印刷する。

②印刷へ送ったデータの控えは、送り状が付いた伝票が処理済みになって発送された段
 階で、発送済みのフラグを付けて処理する。

 ※どこかで発送伝票との突合が必要。

 

カラーミー受注データでの全体管理

 ①受注データでは、振り込みデータは常に入金管理を行い、入金された受注は発送処理
 へ回せるよう手配する。

 

②現場へは常に、仕入管理と在庫管理の徹底を促し、翌日の発送準備及び発送作業の段
 取りに問題が発生しないように指示を出し、コントロールする。

 ※材料がなくなれば、発送も止まり、集まった人材の人件費が無駄になるから。

 

③カラーミーデータがすべてのデータを持っているため、全体管理や顧客対応や入金管
 理など、すべて一元管理できるので、Excelで管理し、Excelで集計や表計算やデータ
 の管理を行うのが望ましい。

 ※Excel操作の堪能な方に、コントロールセンタをお願いしたい。

 

処理の流れ図を図解する必要がある。

①受注伝票(メモ)を「発送伝票出力用かご」・「商品製造指示かご」・「発送済みか

 ご」の三つを用意し、伝票の整理を行いミスを防ぐ。

②入金確認・発送済みなどは受注データへ記載していく。同時にカラーミーへ反映させ

 る。

③HPへのお知らせ更新やお客様対応やカラーミーへの反映はまめに行う。

 

など課題は満載だが、これから徐々に取り組みたいと思います。